WPROWADZENIE
Niniejsza Polityka Antykorupcyjna i Antyłapówkarska(„Polityka”) dotyczy Maxton Shipping Sp. z o.o. oraz wszystkich jejpracowników, członków zarządu, przedstawicieli, podmiotów prawnych działającychw jej imieniu, a także stron trzecich reprezentujących Spółkę.
Bezwzględnie zabronione jest oferowanie, wręczanie, żądanie,przyjmowanie lub uzgadnianie korzyści majątkowych lub osobistych w celuuzyskania przewagi biznesowej, kontraktowej lub urzędowej.
CEL I ZAKRES POLITYKI
Celem niniejszej Polityki jest zapewnienie jasnychwytycznych oraz ustanowienie zasad postępowania dla wszystkich pracowników,członków zarządu, dyrektorów, podmiotów prawnych Spółki oraz stron trzecichdziałających w jej imieniu. Poprzez wdrożenie tej Polityki dążymy dozapewnienia, aby każda osoba:
Przestrzegając niniejszej Polityki, Maxton Shipping Sp. zo.o. potwierdza swoje zdecydowane zaangażowanie w prowadzenie działalności wsposób uczciwy, przejrzysty i etyczny. Nasze przywiązanie do zasadsprawiedliwości, odpowiedzialności i transparentności pozostaje niezmienne wkażdej sytuacji.
FORMY ŁAPOWNICTWA I KORUPCJI
Na potrzeby niniejszej Polityki każda z poniższych sytuacji stanowi „czynłapowniczy”:
ZASADY POSTĘPOWANIA
Wszelkie formy łapownictwa i praktyk korupcyjnych są surowozabronione: przestępstwa łapownicze, bezprawne przysługi, zmowy, działanianakłaniające – bezpośrednio lub pośrednio przez osoby trzecie – w celuuzyskania korzyści osobistych lub zawodowych dla siebie lub innych. Zabraniasię pozyskiwania, obiecywania lub oferowania przedmiotów wartościowychjakiejkolwiek osobie, w tym urzędnikom publicznym, w celu zawarcia lubutrzymania umowy handlowej w sposób niewłaściwy lub w celu uzyskanianieuprawnionej przewagi w działalności gospodarczej. W szczególności zabronionesą płatności w celu uzyskania nowych kontraktów, przedłużenia istniejących,przyspieszenia przetwarzania dokumentów urzędowych lub wywieranianiedozwolonego wpływu na kogokolwiek.
Pracownikom Spółki oraz osobom trzecim działającym w jejimieniu zabrania się:
• oferowania, dawania, żądania lub przyjmowania jakichkolwiek korzyścimajątkowych, bezpośrednio lub pośrednio przez osoby trzecie, od/do urzędnikówpublicznych, podmiotów komercyjnych lub innych osób fizycznych, w celuwpłynięcia na decyzję biznesową lub przyspieszenia usług należnych stronom(„opłaty ułatwiające”);
• żądania lub przyjmowania łapówki, prowizji, korupcyjnych płatności lub innychnieuprawnionych korzyści;
• angażowania się w jakiekolwiek praktyki korupcyjne niezgodne z obowiązującymprawem;
• aprobowania lub tolerowania korupcyjnych działań ze strony pracowników Spółkilub osób trzecich działających w jej imieniu;
• podejmowania działań mogących wywołać wrażenie niewłaściwego zachowania lubkorupcji (nawet samo podejrzenie może zaszkodzić reputacji Spółki);
• celowego fałszowania, pomijania lub zmieniania zapisów księgowych Spółki.
POLITYKA DOTYCZĄCA PREZENTÓW
W celu budowania pozytywnych relacji z potencjalnymi iobecnymi klientami oraz partnerami biznesowymi, a także jako wyraz uznania za długotrwałąwspółpracę, wręczanie i przyjmowanie prezentów oraz uprzejmości biznesowychmoże być uznane za dopuszczalną praktykę.
Spółka musi jednak mieć pewność, że żaden prezent, gratyfikacja czy uprzejmośćbiznesowa nie stanowi łapówki ani korupcyjnej płatności mającej na celuniewłaściwe wpłynięcie na decyzję biznesową. Nawet samo wrażenie działańkorupcyjnych może zaszkodzić reputacji firmy.
Pracownicy Spółki nie mogą żądać ani przyjmować pieniędzy,prezentów lub korzyści dla siebie lub innych, z wyjątkiem drobnych upominkówwręczanych okazjonalnie jako wyraz grzeczności.
Prezenty, uprzejmości i gościnność wobec przedstawicieli władz publicznych,urzędników państwowych i pracowników administracji publicznej są dopuszczalnejedynie, jeśli mają niewielką wartość i w żadnym wypadku nie mogą podważaćintegralności lub reputacji żadnej ze stron ani być postrzegane przezbezstronnego obserwatora jako próba uzyskania nieuprawnionej przewagi.
To obowiązek Spółki sprawdzić przed dokonaniem darowizny,wręczeniem prezentu, sponsorowaniem lub zaproszeniem na wydarzenie, czyorganizacja, do której należy odbiorca, nie nakłada ograniczeń lub zakazów wtym zakresie.
DAROWIZNY CHARYTATYWNE
Spółka wierzy w wspieranie społeczności, w których prowadzidziałalność, i dopuszcza darowizny na projekty społeczne, lokalne i zagraniczneorganizacje charytatywne oraz inne podmioty.
Przed dokonaniem darowizny, Spółka musi mieć pewność, że nie są one ukrytymi,nielegalnymi płatnościami na rzecz zagranicznych urzędników z naruszeniemprzepisów antykorupcyjnych i antyłapówkarskich.
Pracownicy Spółki muszą skonsultować się z polityką firmy i przestrzegaćustalonych procedur przed dokonaniem jakiejkolwiek darowizny politycznej.
KONFLIKT INTERESÓW
Konflikt interesów to każda sytuacja, w której interesyosobiste lub działalność danej osoby kolidują, lub mogą sprawiać wrażeniekolizji, z interesami Spółki. Konflikt występuje, gdy pracownik podejmujedziałania lub znajduje się w sytuacji, która wpływa na jego zdolność dowykonywania obowiązków w sposób bezstronny i skuteczny.
Pracownicy Spółki powinni działać w jej najlepszym interesiei unikać wszelkich działań mogących zagrozić ich obiektywizmowi.
O wszelkich rzeczywistych lub potencjalnych konfliktach interesów należyniezwłocznie poinformować bezpośredniego przełożonego lub wyznaczoną osobę.
W przypadku stwierdzenia konfliktu interesów, Spółka przeanalizuje sytuację ipodejmie odpowiednie działania w celu jego wyeliminowania lub ograniczenia.
Przykładowe, ale nie jedyne sytuacje konfliktu interesów to:
• gdy pracownik Spółki i/lub jego małżonek, krewni do drugiego stopnia,partnerzy życiowi lub osoby, z którymi łączy ich emocjonalna więź, mająinteresy finansowe w firmach dostawców, klientów lub konkurencji;
• gdy wykorzystują swoją pozycję lub informacje uzyskane w pracy do realizacjiprywatnych celów, sprzecznych z interesem firmy;
• gdy osoby połączone hierarchicznie są ze sobą spokrewnione lub pozostają wbliskiej relacji;
• gdy wykonują jakąkolwiek pracę dla klientów, dostawców lub konkurencji;
• gdy przyjmują pieniądze, przysługi lub korzyści od osób lub firm, które są,lub planują być, partnerami biznesowymi Spółki.
STRONY TRZECIE
Spółka prowadzi odpowiednią analizę due diligence wobeckontrahentów, agentów, podwykonawców i innych partnerów. Podmioty trzeciedziałające w imieniu Spółki muszą przestrzegać zasad Polityki.
KONTROLA I NADZÓR
Compliance Officer (osoba odpowiedzialna za zgodność)monitoruje skuteczność Polityki i przeprowadza regularne przeglądy oraz audytydziałań antykorupcyjnych.
STRONY TRZECIE
Kluczowe jest, aby partnerzy biznesowi Spółki oraz osobytrzecie działające w jej imieniu rozumieli i w pełni przestrzegali zasadyzerowej tolerancji wobec łapownictwa i korupcji. Przepisy prawaantykorupcyjnego mogą pociągnąć Spółkę do odpowiedzialności za łapownictwo lubzachowania korupcyjne strony trzeciej, jeśli działa ona w imieniu Spółki lub wzwiązku z jej transakcją.
W celu ograniczenia ryzyka związanego ze współpracą zestronami trzecimi, Spółka przeprowadza odpowiednie, oparte na analizie ryzykadziałania due diligence w zakresie antykorupcyjnym, aby upewnić się, żepodmioty te przestrzegają przepisów antykorupcyjnych oraz standardów etycznychSpółki.
Ocena due diligence może również obejmować takie czynniki jak: reputacja ikwalifikacje strony trzeciej, sposób oraz zasadność wynagrodzenia, a takżeewentualne powiązania właścicieli i pracowników strony trzeciej z urzędnikamipaństwowymi.
Wszyscy pracownicy Spółki są odpowiedzialni za ścisłemonitorowanie relacji, jakie mają z podmiotami komercyjnymi, instytucjamirządowymi, dostawcami, klientami i wszystkimi innymi stronami trzecimi.
MONITOROWANIE I PRZEGLĄDY
Za monitorowanie skuteczności niniejszej Politykiodpowiedzialny jest kierownik ds. zgodności (compliance manager), który będzieregularnie dokonywać przeglądu jej wdrożenia. Ocenie podlegać będzie jejtrafność, kompletność i efektywność.
Wewnętrzne systemy kontroli oraz procedury zapobiegającełapownictwu i korupcji podlegają regularnym audytom, aby upewnić się, żefunkcjonują skutecznie w praktyce.
Wszelkie potrzebne ulepszenia zostaną wprowadzone możliwie najszybciej.
Pracownicy Spółki są zachęcani do zgłaszania uwag i sugestii dotyczącychmożliwego udoskonalenia Polityki. Sugestie tego rodzaju należy kierować dokierownika ds. zgodności.
NARUSZENIA
Nieprzestrzeganie przepisów prawa antykorupcyjnego iantyłapówkarskiego może prowadzić do poważnych konsekwencji dla Spółki, w tymwysokich kar finansowych, postępowań karnych i szkód reputacyjnych.
Osoby zaangażowane w takie działania mogą zostać pociągnięte doodpowiedzialności karnej, ukarane grzywnami lub skazane na karę pozbawieniawolności.
Pracownicy Spółki, którzy naruszą przepisy antykorupcyjne,niniejszą Politykę lub inne powiązane polityki i procedury Spółki, podlegająstosownym sankcjom dyscyplinarnym – włącznie z możliwością rozwiązania umowy opracę.
Naruszenia mogą również skutkować utratą premii, nagród uznaniowych i innychświadczeń, w zakresie dopuszczalnym przez obowiązujące przepisy.
